Электронные письма. Оформление

Успех в бизнесе зависит от многих незначительных факторов. Конечно, встречи с зарубежными партнерами, переговоры и подписание контрактов, международные съезды и конференции, для проведения которых нужно оборудование для синхронного перевода и работа синхронистов, чрезвычайно важны. Однако очень ответственен и процесс подготовки к таким мероприятиям, ведение деловой переписки, в том числе и по e-meil.

Кажется, что электронная почта – это очень просто, написать и отправить письмо по ней может каждый. Однако и здесь существуют определенные правила, благодаря соблюдению которых вы приобретете вес в глазах ваших зарубежных партнеров. Прежде всего, если ваша деятельность связана с бизнесом, следует регулярно открывать почту хотя бы два раза в день (а лучше поставить на компьютер систему автоматического оповещения). На каждое письмо лучше отвечать сразу, не задерживаясь. Часто даже офис-менеджер или переводчик английского в Москве не знают, как правильно следует использовать поля «Кому» («To»), «Копия»(«CC»), «Скрытая копия» («BCC»).

Между тем все просто. В первое поле вписывается адрес человека, который должен вам ответить. Можно вписать и несколько адресов. В таком случае ответить должны все адресаты. Вписанным в поле «CC» адресатом также доходит письмо, но отвечать на него они не обязаны. Более того, по правилам делового этикета, они должны предварительно извиниться, если все же ответят на это послание. Вы даже тайно можете отослать копию письма, так что бы об этом не знал ни основной получатель и никто другой. Для этого и существует полк «Скрытая копия». Для деловых писем необходимо также указывать конкретную тему. В некоторых компаниях письма с неуказанной темой не рассматриваются. Другие письма с общими темами «вопрос» или «ответ» переводчик в Женеве, Нью-Йорке или Хельсинки будет оставлять на потом, предпочитая в первую очередь переводить письма с более конкретными темами «вопрос о контракте за №….», «ответ на предложение о сотрудничестве».

Кроме того, если письмо содержит сведения, на которые необходимо обратить внимание партнера можно указать «высокую» важность этого письма, для того чтобы выделить его среди других. Но избегайте чересчур часто использовать этот указатель, адресат может просто перестать обращать на него внимание.Правильно заполнив «шапку» электронного письма вы сможете произвести хорошее впечатление на бизнес-партнеров, что безусловно послужит не только на пользу вашей репутации как специалиста, но и на укрепление связей вашей фирмы с иностранными партнерами.